本帖最后由 linglingdemeng 于 2018-6-21 16:35 编辑
大家好,我是小何,本人之前在前程无忧和猎聘网从事招聘行业十几年,目前正值就业季,本贴的目的是为了帮助更多的人适应社会、学会如何适应职场,我接下来会不定期发布一些职场的资讯和文章,敬请大家关注!
今天学习的主题是--[s:96] 职场沟通的技巧
沟通无处不在,职场的沟通更为重要,和领导的沟通、同事的沟通、客户的沟通等都是有技巧的,那接下来让我们一起来学习下办公室与同事、上司沟通的方法;掌握如何了解客户需求的技巧;掌握与客户沟通的方法。
与同事之间,由于每个人的性格、工作职责和工作性质不同,平时的沟通少不了,小矛盾也会存在,有句俗话说得好:“人在江湖,身不由己”,正是体现了办公室中的情况。每个人都想要挥洒才华,得到老板赏识,但是我们毕竟要和身边的同事融洽相处、沟通合作,才能更好地完成自己的工作,体现自己的价值。而想要在职场中获得更好的发展,更离不开同事的支持和配合,所以首先我们要重视身边的同事。
与身边的同事达成有效沟通,需要注重以下几个原则:互惠互利、方案推广、信息获取。
我们说人无完人,所以在与人打交道的过程中我们应该取长补短,汲取他人的优点。与同事沟通更要如此。这里的互惠互利指的是我们在沟通的过程中各方都应该有所收获,不仅仅是单方面的倾听者或者倾诉者,应该相互交换有利资源,对于初入职场的你而言帮助肯定是很大的。
假如你对IT行业最新的动向很熟悉,那么在向同事问问题的过程中,就可以传递一些你所知道的行业信息。这样一方面同事在工作中给了你帮助,另一方面你也传递了一些他所不知道的信息,双方都有所收获,对方也会对你产生好感,更加欣赏你,也乐意与你交流了。
所以在工作中与同事建立起互惠互利的关系是非常重要的,我们可以通过以下的方法建立互惠互利的关系。
尊重别人的意见或建议
表达自己的想法
明确职责。
重视与同事的闲谈。
1.尊重别人的意见或建议
在人际交往中,每个人都希望得到别人的尊重,自己对别人的态度也决定了别人对自己的态度,因此,想要获得他人的尊重和好感,首先必须尊重别人。相互尊重是处理好人际关系的基础,同事关系也不例外。并不是每个同事在工作中都会和你的观点一致,也可能会涉及一些利益上的冲突,那么想要营造和同事互惠互利的关系,首先我们需要尊重别人的意见和建议。在与同事沟通的过程中,对于别人提出异于自己的观点,或者你认为不适用于你的建议,不要急于驳斥或者直接否定。“我反对你的说法!”或者“你的建议我无法采纳。”这样的言语尽量不要出现,以避免后续沟通中出现麻烦,影响沟通的效果,或者令对方误解。大家的立场不同,观点有所不同,应互相理解,互相尊重。
2.表达自己的想法
在与同事沟通时,我们应该勇于表达自己的想法和观点,对于出现的不同的意见,不要有抵触和逃避的情绪。相反,如果你想办法让对方知道你的想法,就能够避免误会的产生。
3.明确责任
在工作中,还需要明确的是每个员工的分工及职责,如果你不清楚自己工作的职责,那么就可能会给沟通带来麻烦。
著名的历史学者李亚平先生在他的《帝国政界往事:公元1127年大宋实录》中说:“南宋岳飞掌握重兵后,曾主动谏言皇帝赵构设立太子。这属于武官干政,干涉了皇帝的家事,触痛了赵构的心病,令他大为不快。”岳飞这个越位的举动,为他后来的惨死埋下了祸根。所以我们在工作中也一样,千万不要“越俎代庖”,使他人产生被“侵犯”的感觉。
4.重视与同事的闲谈
除了以上的方法,我们还应该重视与同事的闲谈。通过闲谈我们可以加深对对方的了解,增进彼此的感情,还能营造一个和谐愉快的工作氛围,使接下来的工作更加顺畅。
方案推广其实就是将自己的想法、建议进行宣传、传递,让更多相关的人了解并接受自己的想法。工作中我们可能会有很多新的点子、新的方案,那么我们首先要得到同事的认可和支持,如果无法得到同事的支持,想必再好的方案和点子无人欣赏一定是非常失落的。所以我们在工作中要懂得“推销”自己的方案,想办法得到更多的支持者。
你可以这么做:
1.对同事的方案积极回应
对同事的方案进行积极回应,不仅是一种尊重,也是一种信任。如果我们积极回应同事的方案和建议,那么同事也能够以一种积极的方式对待我们。首先需要做的就是积极聆听同事的建议,如果出现与自己的想法截然不同的建议,应首先表示肯定,然后提出建议性的回应,进而阐述自己的观点。
2.预先得到同事的支持
在自己的方案正式公布前,应该先与团队中的同事分享讨论,努力得到同事的提前支持。我们应该让大家觉得这个方案是大家共同努力的结果,如果没有每一个人的辛勤付出,就不会有现在的这个方案。让每一个人都觉得自己是方案的主人,提升方案的支持率。
3.找到双方的共同点
在与同事讨论方案的时候,要找到双方的共同点,将讨论的重心转移到双方的共同利益上来,再继续讨论。否则如果每次讨论的目的都是大家各自阐述观点,那想必是“你唱你的、我唱我的”,达不到沟通的双向性。也只有大家都找到共同点,才能一起为你的方案出谋划策,一起完善你的方案。
在与同事的沟通交流中,我们应该尽可能获取有用的信息,掌握这些有用的信息不仅可以提高我们的工作效率,同时也可以丰富自己的知识面,与同事建立和谐的人际关系。例如,一些行业前沿的知识,一些最新的工作安排,以及公司的发展动向等,这些信息的最佳来源无疑都是我们的同事。
能够有效地从同事那里获取信息,也是与同事进行有效沟通的重要目的。从同事处获取信息,可以分为3步:确定信息提供者→建立良好人际关系→促进双方信息共享。
Step1:确定信息提供者
为自己确定一个最佳的信息提供者,是获取信息的第一步。他应该是一个掌握大量有用信息的人,并且是容易沟通,乐于助人的人。
Step2:建立良好人际关系
没有良好的人际关系,对方势必不会愿意为我们提供信息。所以我们首先要表现出我们的真诚,如空闲的时候找对方聊聊天就是一种不错的方法,但是一定要注意礼貌和专注,如果让对方觉得你是在敷衍或者别有用心,那么对方肯定不会愿意给你提供帮助。相互合作就应该是以尊重和真诚为前提。
Step3:促进双方信息共享
之前讲解过同事之间要创造互惠互利的关系,那么对方经常给我们提供信息和帮助,我们同样也要分享一些我们的经验和信息给对方,正所谓“来而不往,非礼也”。
对于你的上级,可能你会把他当作你的朋友,也可能你把他当作你的“敌人”,又或者你把他当成最可怕的“瘟神”,其实你都想多了。上级一样是人,正如我们平日与朋友、同事打交道一样,掌握适当的技巧和学问,你也能良好处理与上级沟通的问题。无论他在你心中是什么角色,倒不如运用你的沟通技巧,“化敌为友”,与他建立良好的关系,那么如何在工作中与上级沟通呢?接下来我们将从几个实际的问题出发来为你介绍。
接受指示
在接受上级的指示的时候,需要注意以下几点。
1.你可以通过提问的形式,明确本次沟通的目的是接受指示,还是仅仅是工作沟通,以便做好下一步工作的准备。
2.如果是接受指示,无论你有什么遗漏,首先应该先接受,即使有问题,也不要急于反驳。
3.除非得到上级的认同和理解,否则最好不要在接受指示的时候与其争辩。
4.要对上级的指示有合适、恰当的反馈。
5.要明确指示的目的,注意防止沟通过程变为其他形式。例如,变成上级对你工作的评价、你向上级汇报近期的工作等,浪费彼此的时间,达不到沟通的目的。
汇报
在向上级汇报工作的时候,需要注意以下几点。
1.汇报内容的选取,要与上级原定的计划与期望相对应。
2.在汇报的时候,应该遵循客观、准确的原则,尽量不带有个人色彩。
3.对上级期望的重点应该进行详细汇报。
4.要主动寻求上级的反馈,得到上级的意见和建议,明确其已接受自己的汇报。
5.对上级提出的工作评价,如果有不清楚的部分,应该及时反馈并得到确认,从而摸清上级的真实意图,避免沟通的障碍产生。
与上级商讨问题
在与上级商讨问题的时候,需要把握的原则如下。
1.平等、互动和开放。
2.明晰自己本身的职责和角色,按照自己职责权限之内做决定。
3.要明确本次沟通的目的是商讨问题,不应该将商讨的过程转化为上级指示、对下级工作的评价及下级向上级汇报工作。
4.事先就商讨问题做充分准备。
5.商讨过程中如果产生决议,事后一定要确认,避免后期出现偏差或者遗漏。
在与上级商讨问题的时候,上级往往会关注下级提出的解决方案,任何上级都希望下级能够对该问题有一个大致的思路,以便上级能够在工作上把握整体的进展和情况。但是在与上级商讨问题的时候,还应当在开放、平等和互动的原则下进行,所以在沟通的过程中一定要把握分寸,主动创造一个愉快的沟通环境。
表达不同意见
在遇到与上级意见不同时,为了避免出现沟通的障碍,需要遵循的原则如下。
1.对事不对人,阐述的意见要完整、准确、简明,不啰唆,不拖泥带水,针对具体的问题和事情发表见解。
2.如果你向上级反映的情况超出了自己的工作范围,或者与本职工作无关,不要过分期望上级给自己承诺和反馈。
3.不要将自己的观点强加于人,仔细思考再开口。
4.不要将场面变成辩论现场。
与客户沟通。以设计师如何与客户沟通为例展开一一说明,首先就要理解客户的现状和需求。为了避免发生在设计完成后与客户发生需求方面的争执(例如:客户已经说了某种需求,但是是口头的。设计师一方不记得是否客户真的说过这种需求等),设计师需将客户所有需求文档化,以此说明需求文档的重要性。但是,需求文档不过是来自客户的需求。要设计出满足客户的产品,就要以需求文档为基础,争取与客户有充分的沟通机会,有必要抽出产品设计开发的真正目的要求。
在与了解设计和不了解设计的客户进行沟通时,要注意的是:不要以责备客户的姿态来指责客户的不是,而要本着与客户共同商议最好对策和解决方案的考虑方法,这是极为重要的。不需要与客户争个高低,这个阶段最重要的是赢得客户的信赖,这对今后各个阶段都有重大影响。
最后,还要理解客户的业务。这时要尽早解决疑问点和不明点,并对客户业务理解的正确与否加以确认,通过反复磋商确认来相互增长经验。
设计师除了要理解客户的需求,还需要将从客户处听取的信息归纳总结,对其现状加以分析。
现状分析。分析和调查现有的流程何处有问题,并分析现状,提供解决方案。
客户的需求分析。需求分析就是需要了解为达到需求的背景、这样做的目的。为了防止问题发生,分析需求这一步是非常重要的。
明确需求的优先顺序。要想将客户的需求重视起来,就需要让客户将需求的重要程度进行排序,且优先顺序不要发生矛盾。
在与客户进行平滑沟通的过程中,听、说、写的能力都非常重要。
开始阶段,一定要有意识地使用客户能理解的语言进行沟通,虽然会出现相互认识不同,之后又会发生状况变化等情况。但为了避免各种不必要的争端,需将讨论后的结论性内容留在会议记录上,并且得到相互认可。
理解和对应软件开发时客户的特性
与客户沟通最花费时间的部分就是确定需求设计文档和对应变更需求。作为UI设计师,要尽量避免设计文档确定后的变更。但是客户具有以下特性,因此难免不会发生需求变更。
提供的设计需求不明确,到设计过程中(或测试后)就会提出一堆的问题。
当客户看到设计开发后的产品时,就会产生要求更好的设计的欲望。
在理解客户具有以上特性后,作为UI设计师的对应方法就是将客户成堆的问题加上优先顺序,并且应由客户来选择功能的优先度。
设计过程中,为了对应设计后需求的变更,应该常常记录需求项目的5W2H。如果发生了有关功能变更的需求,就需要向客户确认变更的理由和背景。
今天的分享到此为止,感谢大家的聆听,希望对大家的职责生涯有所帮助,如果有亲想做职业规划或有关于职业上的任何问题都可以私微小何,谢谢[s:98]
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